Blogi

Vinkkejä yritysmuuttoon + muuttavan yrityksen muistilista

20 elokuu 2020

 

Yritysmuutto on usein monivaiheinen ja stressaavakin projekti, olipa kyseessä sitten pienen toimiston tai suuren organisaation muutto. Tuttu sanonta “Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” pätee myös yritysmuuttoon: kun muuton suunnittelee huolellisesti etukäteen ja aloittaa valmistelut hyvissä ajoin, selviää projektista läpi kunnialla ja ilman harmaita hiuksia. 

Koska hoidettavia asioita on monia varsinkin ennen muuttoa, mutta myös sen aikana ja jälkeen, kokosimme avuksesi hyväksi havaittuja vinkkejä sekä muuttavan yrityksen muistilistan. Näiden vinkkien ja muistilistan avulla yrityksenne muutto sujuu kuin tanssi – tai ainakin edes hieman jouhevammin!

Tee tai siirrä tarvittavat sopimukset

Mikäli yrityksesi vuokraa uuden toimitilan, tarvitaan luonnollisesti ensimmäisten asioiden joukossa vuokrasopimus. Lue vuokrasopimus huolellisesti läpi ja selvitä, mitä kaikkea vuokraan sisältyy. Muista myös irtisanoa nykyisen toimitilasi vuokrasopimus ajoissa, jotta vältyt sakkomaksulta tai päällekkäisiltä vuokramaksuilta.

Tee sähkösopimus uuteen toimitilaan hyvissä ajoin. Voit joko siirtää nykyisen sopimuksesi uuteen toimitilaan, tai vertailla vaihtoehtoja ja hankkia kokonaan uuden sähkösopimuksen. Ota huomioon sähkön tarve sekä vanhassa että uudessa toimitilassa – tarve on usein päällekkäistä. Huolehdi siis, että vanhassa toimitilassa sähkösopimus on voimassa tarpeeksi pitkään, ja vastaavasti uudessa tarpeeksi aikaisin.

Mikäli yrityksesi on ostanut uuden liikekiinteistön, tulee huolehtia myös sähköliittymän siirrosta. Sähköliittymä on irtainta omaisuutta, ja siten kiinteistön vanhan omistajan sähköliittymä ei siirry yrityksellesi automaattisesti. Sähköliittymän siirrosta onkin hyvä sopia jo kauppakirjassa, tai siitä tulee tehdä erillinen luovutuskirja.

Muista tarkistaa yrityksesi vakuutukset. Onko nykyinen vakuutus riittävä uudessa toimitilassa, vai tulisiko siihen tehdä muutoksia esimerkiksi lisääntyneiden neliöiden tai arvokkaamman irtaimiston vuoksi? Tai onko yritykselläsi tarvetta erilliselle muuttovakuutukselle?

Ilmoita yritysmuutosta nettiyhteyden tarjoajalle ja varmista uuteen toimitilaan tarvittavien tietoliikenneyhteyksien ja laitteiden asentaminen. Nykypäivänä lähes jokainen yritys on riippuvainen toimivista yhteyksistä, joten riittävät tietoliikenneyhteydet uudessa toimitilassa kannattaa laittaa kuntoon hyvissä ajoin. Toisaalta varmista myös, että vanhassa toimitilassa yhteydet toimivat vähintään muuttopäivään asti. 

Yritysmuutosta on hyvä tiedottaa ajoissa myös siivousfirmalle. Siivoussopimusta saattaa joutua päivittämään, mikäli esimerkiksi neliöt kasvavat muuttamisen yhteydessä. Tutun ja hyväksi havaitun siivousfirman kanssa kannattaa sopia samalla vanhan toimitilan siivouksesta muuton jälkeen sekä tarvittaessa uuden toimitilan siivouksesta ennen muuttoa.

 

yrityksen muutto

 

Tee yrityksen osoitteenmuutos ja päivitä osoitetiedot

Tee yrityksen osoitteenmuutos Postiin niin varhain kuin mahdollista. Osoitteenmuutoksen tekeminen on maksutonta, ja sen voi tehdä kätevästi verkossa. Muuttoilmoituksen jälkeen Posti toimittaa kirjelähetykset yrityksesi uuteen osoitteen. Huomioi kuitenkin, että lehtien edelleenlähetys ei sisälly osoitteenmuutokseen. Ilmoita siis uusi osoitteesi suoraan lehdille.

Halutessasi voit tilata osoitteenmuutoksen yhteyteen Postin Muuttopostipalvelun, joka on maksullinen lisäpalvelu. Sen avulla saat yrityksesi kaiken päiväpostin, myös lehdet ja osoitteelliset mainokset, viiveettä edelleen lähetettynä uuteen osoitteeseen. 

Muista ilmoittaa yrityksesi uusi osoite myös viranomaisille, kuten verottajalle sekä Patentti- ja rekisterihallitukselle, kaikille tahoille, joilta vastaanotat postia tai laskuja sekä asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Päivitä uusi osoite mahdollisimman pikaisesti myös yrityksesi verkkosivuille, Google My Businekseen sekä kaikkiin markkinointimateriaaleihin, kuten esitteisiin ja käyntikortteihin.

Ota avuksi muuttofirma

Saattaa olla houkutteleva ajatus säästää rahaa ja hoitaa koko muuttoruljanssi oman väen voimin. Muuttofirman palkkaaminen kuitenkin kannattaa, sillä aika on rahaa, ja muuttolaatikoiden käsittely sujuu ammattilaisilta paljon näppärämmin, tehokkaammin ja myös turvallisemmin. Kannattaa pyytää tarjous muutamalta eri muuttoyritykseltä, sillä hintahaarukka voi yllättää.

Muuttofirman palveluun sisältyy tavallisesti muuttoauto, muuttomiehet, muuttolaatikot sekä mahdollisesti myös pakkaus- ja purkuapua vanhassa sekä uudessa toimipisteessä. Muuttofirma arvioi muuttolaatikoiden määrän ja toimittaa laatikoiden lisäksi myös pakkaus- ja suojausmateriaalia.

Muuton jälkeen muuttofirma noutaa tyhjennetyt muuttolaatikot sovittuna ajankohtana.

 

yrityksen muutto

 

Aloita pakkaaminen ajoissa ja karsi turha tavara

Yrityksen irtaimiston pakkaaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, jopa liioitellun aikaisin, sillä pakkaaminen vie yllättävän paljon aikaa ja muuttopäivä saattaa lähestyä nopeammin kuin osaat arvatakaan. Muutto on aina oiva hetki arvioida kertyneen tavaran tarpeellisuus ja luopua itselleen turhasta. Näin uuteen toimitilaan ei tule turhaan kannettua tavaraa, jolla ei ole siellä virkaa.

On tavallista, että yrityksen kaappeihin ja komeroihin kertyy vuosien varrella kaikenlaista romua ja rompetta. Käy siis jokainen nurkka ja komero läpi, ja laita tarpeettomat käyttökelpoiset tavarat kiertoon ja romut roskikseen. Myös huonekalut on hyvä käydä läpi yksitellen ja arvioida, onko kullekin huonekalulle selkeä paikka ja tarve uudessa toimitilassa. Muista huolehtia arkaluontoisten papereiden hävittämisestä tietoturvallisesti.

Pakkaaminen on hyvä aloittaa ajoissa siitäkin syystä, että ehdit tehdä sen rauhassa ja ajatuksella. Uudessa toimipisteessä odottaa sekamelska, jos vastassa on muuttolaatikoita, joissa paperit, johdot ja muut tavarat ovat hujan hajan ilman mitään järjestystä. Jos taas käyt kaikki tavarasi läpi ajan kanssa ja järjestät ne muuttolaatikoihin järkevästi, menee purkuun ja tavaroiden paikalleen laittoon muuton jälkeen huomattavasti vähemmän aikaa. Kun olet vieläpä irrottanut kaapelit ja johdot järjestelmälliseti ja nimennyt ne tai teipannut kiinni oikeisiin laitteisiin, kiität itseäsi uudella toimipisteellä. Jokaisen työntekijän kannattaa myös nimetä tai numeroida omat kalusteensa, näyttönsä ja muuttolaatikkonsa.

Pidä henkilöstö ajan tasalla

On tärkeää, että yrityksen henkilöstö on tietoinen miksi yritys muuttaa, milloin muutto tapahtuu, minne muutetaan, mitä kunkin työntekijän odotetaan tekevän mihinkin mennessä ja kuka on muuton yhteyshenkilö. Oletettavaa on, että jokainen työntekijä pakkaa vähintäänkin omat tavaransa sekä nimeää omat kalusteensa ja IT-laitteensa.

Henkilöstölle on hyvä infota tarpeelliset perusasiat ennen ensimmäistä työpäivää uudessa toimipisteessä. Mikä on toimipisteen tarkka osoite ja miten sinne kuljetaan? Onko pysäköintitilaa autolle tai pyörälle? Minkälaiset palvelut uudessa toimitilassa tai rakennuksessa on? Vanhan toimipisteen avaimen tai kulkutunnisteen luovutuksesta ja uuden vastaanottamisesta on myös hyvä sopia ennen muuttoa.

Yrityksen toimiala vaikuttaa paljon siihen, milloin muutto hoidetaan ja miten hyvin pystytään minimoimaan muuton vaikutus yrityksen operatiiviseen toimintaan. Mahdollisuuksien mukaan voi olla järkevää, että henkilöstö tekee muuttopäivän etätöitä ja on siten poissa jaloista muuttorumban aikana.

Juhlista projektin päätöstä ja järjestä tupaantuliaiset

Kun muutto on saatu hoidettua ja arki uudessa toimipisteessä on lähtenyt rullaamaan, on aika kiittää kaikkia osallisia ja juhlistaa loppuun saatettua projektia järjestämällä tupaantuliaiset. Mikäli isojen tupareiden järjestäminen kaiken muuttohärdellin jälkeen tuntuu liian työläältä, voi uutta toimitilaa juhlistaa myös esimerkiksi kuplivan tai pullakahvien muodossa. Pääasia on, että muutossa auttaneet saavat kiitoksensa ja uusi toimitila otetaan käyttöön positiivisin mielin.

 

yrityksen muutto yritysmuutto

 

Muuttavan yrityksen muistilista

Ennen muuttoa

  • Valitse muuton vastuuhenkilö
  • Laadi aikataulu, tehtävälista ja budjetti
  • Viesti muutosta henkilöstölle
  • Kilpailuta ja valitse muuttofirma
  • Tee osoitteenmuutos Postiin
  • Ilmoita uusi osoite verottajalle sekä Patentti- ja rekisterihallitukselle
  • Tee tai siirrä sähkösopimus
  • Siirrä vakuutukset ja hanki tarvittaessa muuttovakuutus
  • Siirrä nettisopimus
  • Asenna tietoliikenneyhteydet ja laitteet
  • Kerro uusi laskutusosoite tarvittaville tahoille
  • Ilmoita uusi osoite asiakkaille ja yhteistyökumppaneille
  • Päivitä uusi osoite verkkosivuille ja markkinointimateriaaleihin
  • Varaa muuttosiivous
  • Aloita pakkaaminen ajoissa
  • Karsi ja kierrätä turha tavara
  • Organisoi avainten tai kulkutunnisteiden jakaminen

Muuton aikana

  • Muistuta aikataulusta ja henkilöstön roolista
  • Huolehdi tarvittavat henkilöt vanhaan ja uuteen toimitilaan muuton ajaksi koordinoimaan ja ohjeistamaan
  • Selvitä muuttoauton lastaus- ja purkupaikat

Muuton jälkeen

  • Järjestä huonekalut paikoilleen
  • Pura muuttolaatikot ja laita ne valmiiksi noutoa varten
  • Testaa toimivatko laitteet, huonekalut, tietoliikenneyhteydet, valot jne.
  • Tarkista vanha toimitila ja luovuta se
  • Kiitä osallisia ja järjestä tuparit
E2

Muutto edessä mutta sähkösopimus uupuu?

Meiltä saat yrityksesi uusiin toimitiloihin sopivan sähkösopimuksen - aina 100% ilman hiilidioksidia.