Tietosuojaseloste

Fortumin päivitetyssä tietosuojaselosteessa on lisätietoja asiakkaan henkilötietojen käsittelystä. Lue seloste huolellisesti, jotta ymmärrät henkilötietoja ja niiden käsittelyä Fortumilla koskevat näkemyksemme ja käytäntömme.

Ketkä ovat rekisterinpitäjiä?

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR) tarkoitettuja rekisterinpitäjiä ovat:

Fortum Markets Oy

  • Y-tunnus: 1852328-0
  • Käyntiosoite: Keilalahdentie 2-4, Espoo
  • Postiosoite: PL 100, 00048 Fortum
  • Puhelin: 010 4511
  • Verkkopalvelu: www.fortum.fi

Fortum Power and Heat Oy

  • Y-tunnus: 0109160-2
  • Käyntiosoite: Keilalahdentie 2-4, 02150 Espoo
  • Postiosoite: PL 100, 00048 Fortum

Fortum Waste Solutions Oy

  • Y-tunnus: 0350017-4
  • Käyntiosoite: Kuulojankatu 1, 11120 Riihimäki
  • Postiosoite: PL 181, 11101 Riihimäki

Ekopartnerit Turku Oy

  • Y-tunnus: 1568601-7
  • Käyntiosoite: Ravurinkatu 40, 20380 Turku
  • Postiosoite: Ravurinkatu 40, 20380 Turku

Fortum Environmental Construction Oy

  • Y-tunnus: 1604947-4
  • Käyntiosoite: Kuulojankatu 1, 11120 Riihimäki
  • Postiosoite: PL 181, 11101 Riihimäki

Miten Fortum käsittelee henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja moniin eri tarkoituksiin ja monin eri tavoin.  Kaikki henkilötietojen käsittely  suoritetaan asianmukaisia suojatoimenpiteitä ja tietosuojalainsäädännön periaatteita noudattaen.

Olemme koonneet näihin tietoihin eri tietotyypit, käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet, joiden nojalla käsittelemme tietoja. Jos teemme tietoihin merkittäviä muutoksia, ilmoitamme sinulle niistä asianmukaisesti jäljempänä tekstin lopussa esitetyllä tavalla.

Henkilötietojen käsittely Fortumissa

Mitä tietoja Fortum kerää?

Fortum kerää ja käsittelee eri luokkien henkilötietoja, kuten:

  • Yhteystietoja, kuten nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, käyttäjänimesi, asiakasnumerosi, salasanasi ja tarvittaessa kuvasi
  • Sopimus- ja palvelutietoja, kuten tietoja palveluistamme, joita käytät, sopimuskaudesta ja irtisanomisilmoituksesta sekä muita sopimustasi koskevia tietoja
  • Maksu- ja kulutustietoja, kuten tietoja tuotteidemme ostamisesta ja palvelujemme kuluttamisesta
  • Talous- ja laskutustietoja, kuten laskutusosoitteesi, maksuehtosi, luottokorttisi numero ja pankkitilitietosi
  • Työmääräystietoja, kuten tietoja viestinnästäsi Fortumin asiakaspalvelun kanssa, tietoja asennuksista, tukityömääräyksistä, reklamaatioista jne.
  • Käyttäytymis- ja kulutustietoja,– kuten asiakassegmentti, reaktiosi sinulle tekemiimme tarjouksiin ja tapasi käyttää tuotteitamme, palvelujamme sekä verkkosivustojamme
  • Laitetietoja, kuten IP-osoite, ja muita evästeistä peräisin olevia tietoja
  • Lupatietoja, kuten markkinointiluvat.

Fortum kerää niitä tietoja, jotka ovat tarpeen sinun ja Fortumin välisessä asiakassuhteessa ja niissä tarkoituksissa, joihin tietoja käytetään. Kaikella henkilötietojen käsittelyllämme on oikeusperuste.
 

Mistä lähteistä henkilötietoja hankitaan?

Henkilötietosi, joita käsittelemme, ovat peräisin eri lähteistä:

  • Sinulta itseltäsi, kun tilaat palvelujamme, täytät yhteydenottolomakkeita tai lähetät meille henkilötietojasi. Tällöin ilmoitamme tiedoista, joita tarvitsemme ja jotka meillä on oltava tuottaaksemme sinulle kyseisen palvelun.
  • Suhteestamme sinuun asiakkaana, kuten energiankulutustiedot, työmääräysten käsittely, laitetiedot tai käyttäytymistiedot.
  • Julkisista lähteistä, kuten julkisista osoiterekistereistä tai kolmansilta osapuolilta, joiden kanssa teemme yhteistyötä, kuten luottotietojen tarjoajat, perintäpalvelut, asennuskumppanit ja markkinointikumppanit.

Missä tarkoituksessa henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määritettyihin tarkoituksiin. Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteiden hallinta ja asiakastyytyväisyyskyselyt. Fortum tarvitsee henkilötietoja asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse ja digitaalisten kanaviemme kautta annettavaa asiakaspalvelua varten. Käsittelemme asiakkaiden valitukset  keräämällä tietoa ja laatimalla vastaukset. Viestimme asiakkaiden kanssa  asiakassuhteesta sähköpostitse, puhelimitse ja digitaalisten kanaviemme kautta.
  • Sopimusten ja tuotteiden hallinnointi, palvelun toimittaminen ja ylläpito sekä käytöstä raportointi. Fortumin on tehtävä kaikkien asiakkaiden kanssa sopimus asiakkaita koskevien sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi. Näin ollen keräämme henkilötietoja sopimusten laatimista ja hallinnointia sekä tuotteiden ja palvelujen toimittamista varten. Tiedotamme asiakkaitamme antamalla muun muassa sopimuksiin liittyviä ilmoituksia. Päivitämme asiakkaidemme tietoja ja keräämme tietoja asiakkaidemme kulutuksesta ja siihen liittyvistä palveluista, jotta voimme tarjota asiakkaillemme parhaat mahdolliset ratkaisut.
  • Laskut ja perintä. Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme laskuttaa asiakkaitamme energian käytöstä, tuotteistamme, tavaroistamme ja palveluistamme. Laadimme laskut asiakastietojen, sopimustietojen ja toimitettua energiaa, tavaroita tai palveluja koskevien tietojen perusteella. Käsittelemme asiakkaidemme suorittamat maksut, vastaamme muutospyyntöihin ja arkistoimme laskut ja sopimukset.
  • Myynti ja markkinointi ja tuote- ja palvelukehitys. Käytämme asiakkaiden sähköpostiosoitteita tiedotteita, uutiskirjeitä ja markkinointiviestintää varten, voimme tiedottaa asiakkaillemme asiakaseduistamme, palveluistamme ja niiden käytöstä, uusista tuotteistamme sekä muista ajankohtaisista aiheista. Mahdollisten uusien asiakkaiden osalta käsittelemme henkilötietoja, jotka saamme mm. tapahtumista, kilpailuista sekä verkkosivuillamme tapahtuvista kyselyistä ja muista toimenpiteistä.
  • Sisäinen raportointi ja raportointi viranomaisille

Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme henkilötietojasi useiden oikeusperusteiden nojalla:

  • Nimenomaisesti ja vapaasti antamasi suostumus. Jos henkilötietojen käsittelymme perustuu antamaasi suostumukseen, voit perua suostumuksesi milloin tahansa.
  • Käsittely on tarpeen sinun ja meidän välillämme tehdyn sopimuksen täyttämiseen tai tarpeen tällaisen sopimuksen tekemiseksi.
  • Käsittely on tarpeen meihin kohdistuvan oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi (lainsäädäntö esimerkiksi vaatii, että säilytämme tietoja tietyn ajan) ja/tai oikeudellisten vaatimusten tai valitusten määrittämiseksi, täytäntöön panemiseksi tai Fortumin puolustamiseksi niiltä.
  • Käsittely on tarpeen meidän tai kolmansien osapuolten oikeutettuihin etuihin liittyviin tarkoituksiin, joissa otetaan huomioon rekisteröidyn edut, perusoikeudet ja -vapaudet (eli etujen tasapaino). Oikeutetut etumme tällaisessa tietojen käsittelyssä ovat:
    • Oikeellisten, merkityksellisten ja yhdenmukaisten arkistojen ja tehtävien ylläpito
    • Tuotteidemme ja palvelujemme kehittäminen, parantaminen ja myynti sekä hyvien asiakassuhteiden vaaliminen esimerkiksi asiakaspalautteita ja asiakaskyselyitä hyödyntämällä
    • Kustannustehokkaiden ja merkityksellisten liiketoimien suorittaminen
    • Asiakassuhteen asianmukaisen hoitamisen varmistaminen esimerkiksi vakuuksia ja valtuutuksia käsiteltäessä.
    • Merkityksellisen ja tehokkaan suoramarkkinoinnin tarjoaminen nykyisille asiakkaille, kuten profilointi ja segmentointi markkinointitarkoituksiin (ks. lisätietoja jäljempänä)
    • Maksun saaminen suoritetuista tai toimitetuista tuotteista ja palveluista esimerkiksi velanperinnässä
    • Tehokkaan asiakastuen ja tapaustenhallinnan tarjoaminen kuten puheluiden tallentaminen asiakaspalvelun laadun ja toimeksiantojen varmistamiseksi.

Näin käsittelemme tietojasi markkinointitarkoituksiin

Fortumilla arvostamme sitä, että markkinointimme on sinulle asiakkaana tehokasta ja avointa. Henkilötietojen käsittely markkinointia varten on tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta tuotteidemme ja palvelujemme kehittämisessä, parantamisessa ja myymisessä sekä hyvän asiakassuhteen ylläpitämisessä.

Sinulle annetaan kaikessa välillämme tapahtuvassa viestinnässä mahdollisuus hylätä ja kieltää kaikki tulevat markkinointiviestit eri kanavissa.

Teemme esimerkiksi markkina-analyysejä, keräämme tilastoja ja arvioimme ja kehitämme palvelujamme ja tuotteitamme sekä tiedotamme sinua niistä. Voit saada kuukausittaisia uutiskirjeitä tai yleisiä tietoja esimerkiksi asiakaseduista, ellet nimenomaisesti kiellä tällaisia viestejä. Voimme myös lähettää sinulle kohdennettuja etuja ja tarjouksia ostostesi, käyttämiesi palvelujen/tuotteiden ja/tai viestintäkäyttäytymisesi perusteella. Tällaisten kohdennettujen tarjousten tavoitteena on parantaa asiakaskokemustasi ja antaa sinulle merkityksellisiä tarjouksia tuotteista ja palveluista, joista uskomme sinun olevan kiinnostunut. Kohdennetut tarjoukset edellyttävät, että jaamme asiakkaat erilaisiin ryhmiin (segmentoinnilla tai profiloinnilla) kanssamme käydyn vuorovaikutuksen perusteella.

Automaattinen päätöksenteko

Voimme tehdä sinusta päätöksiä automaattisen päätöksenteon avulla esimerkiksi tekemällä automaattisia luottotarkistuksia sopimusta tehtäessä ja sopimuskauden aikana. Tämä voi vaikuttaa mahdollisuuksiisi käyttää palvelujamme. Käytämme automaattisia päätöksiä varmistaaksemme, että päätöksenteko- ja liiketoimintaprosessimme ovat tehokkaita, digitaalisia, ennustettavia ja oikeudellisesti turvallisia. Annamme sinulle yleensä yksityiskohtaisempia ja tarkempia tietoja tällaisista automaattisista päätöstentekoprosesseista sovelluksen käynnistämisen tai päätöksenteon yhteydessä esimerkiksi käsittelyn taustalla olevasta logiikasta ja sen seurauksista.

Jos automaattista päätöstä ei tarvita sopimuksen tekemiseen välillämme, pyydämme suostumuksesi automaattiseen päätöstentekoon etukäteen.

Jos olemme tehneet sinua koskevan päätöksen pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella (esimerkiksi automaattisella profiloinnilla) ja se vaikuttaa kykyysi käyttää palvelujamme tai vaikuttaa sinuun muuten huomattavasti, voit pyytää, että kyseistä päätöstä ei sovelleta sinuun, ellemme pysty osoittamaan sinulle, että kyseinen päätös on tarpeen Fortumin ja sinun välisen sopimuksen tekemiselle tai sen täyttämiselle

Miten kauan henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain ajan, joka on tarpeen henkilötietojen tyypin ja niiden käsittelytarkoituksen mukaan.

Yleisesti ottaen henkilötiedot tallennetaan asiakassuhteen keston ajaksi sekä kuuden vuoden ajaksi asiakassuhteen päättymisestä. Mittaustietoihin (muun muassa energiankäyttöä ja -tuotantoa koskevat tiedot) liittyviä henkilötietoja säilytämme kymmenen vuotta päivämäärästä, jona mittaustiedot on saatu. Tietyt säilytysajat voivat olla erilaisia sen mukaan, mihin luokkiin tiedot kuuluvat. Fortum asettaa ja arvioi säännöllisesti uudelleen hallussaan olevia henkilötietoja koskevat tietotyyppikohtaiset säilytysajat. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, Fortum poistaa ne tai tekee niistä tunnistamattomia mahdollisimman pian.

Kuka käsittelee henkilötietoja?

Lähtökohtaisesti emme myy henkilötietojasi, emme käy niistä kauppaa emmekä anna niiden käyttölupaa kolmansille osapuolille. Fortumin yrityskonserniin kuuluvat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevien yksityisyydensuojalakien mukaisesti. Voimme luovuttaa henkilötietoja valtuutetuille työntekijöille tai tytäryhtiöille, mikäli se on tarpeen käsittelytarkoituksen kannalta. Tiedot eivät ole koskaan kaikkien työntekijöiden saatavilla vaan ainoastaan niiden saatavilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoidossa. Käytämme myös kolmansia osapuolia tietojenkäsittelijöinä auttamaan meitä henkilötietojen käsittelyssä. Kun kolmas osapuoli käsittelee puolestamme henkilötietoja, varmistamme aina sopimusjärjestelyillä, että henkilötietoja käsitellään aina turvallisesti ja yksityisyydensuojalakien ja tietojen käsittelyn parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Luettelo henkilötietoja käsittelevien kolmansien osapuolten (= henkilötietojen käsittelijöiden) luokista:

  • Palveluntarjoajat kuten tulostuspalvelut, perintäpalvelut, asennuskumppanit, luottotietojen tarjoajat ja konsulttipalveluiden tarjoajat
  • IT-palveluntarjoajat, pilvipalvelut
  • Myynti- ja markkinointikumppanit

Henkilötietoja voidaan lisäksi antaa viranomaisen käsiteltäviksi.

Siirtääkö Fortum henkilötietoja kolmansiin maihin?

Lähtökohtaisesti Fortum ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Jos kuitenkin siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella, käytämme voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisia asianmukaisia suojatoimenpiteitä, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Miten Fortum suojaa henkilötiedot?

Fortum toteuttaa tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan ja osoitetaan, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä.

Näitä toimenpiteitä ovat muun muassa käyttöoikeuksien valvominen siten, että vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy henkilötietoihin, palomuurien käyttäminen, tietojen tekeminen tunnistamattomiksi (pseudonymisointi), henkilöstön yksityiskohtaiset ohjeet ja koulutus henkilötietojen suojelusta ja huolellinen arviointi valittaessa palveluntoimittajiamme, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn Fortumin puolesta.

Miten Fortum käsittelee IP-osoitteista, evästeistä ja vastaavista teknologioista saatuja henkilötietoja?

Kun käytät palvelujamme tai käyt verkkosivustoillamme, Fortum voi kerätä tietoja laitteistasi evästeiden ja muiden seurantatekniikkojen avulla.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita käytämme verkkosivustoillamme käyvien selainten ja laitteiden tunnistamiseen ja laskemiseen. Fortum tai kolmannet osapuolet voivat käyttää näitä tietoja markkinointitarkoituksiin.

Evästeiden käyttömme vaihtelee sen mukaan, millä Fortumin verkkosivustoilla käyt. Lisätietoja kulloisellakin verkkosivustolla käyttämistämme evästeistä saat lukemalla kyseisen sivuston evästeitä koskevat erityistiedot.

Mitä henkilötietojasi koskevia oikeuksia sinulla on?

Rekisteröitynä sinulla on useita lainsäädännön takaamia oikeuksia:

  • Oikeus omiin tietoihin. Sinulla on oikeus selvittää, käsittelemmekö henkilötietojasi ja jos käsittelemme, saada jäljennös Fortumin käsittelemistä henkilötiedoista sekä lisätietoja Fortumin toteuttamasta käsittelystä.
  • Oikeus tietojen siirrettävyyteen. Sinulla on oikeus tiedonsiirtoon, mikä tarkoittaa, että sinulla voi tietyissä olosuhteissa olla oikeus siirrättää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 
  • Oikeus oikaisuun. Olet oikeutettu siihen, että virheelliset tietosi korjataan tai täydennetään.
  • Oikeus poistamiseen. Sinulla on oikeus saada tietosi poistatettua, jos
  • tietoja ei enää tarvita tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin,
    • perut suostumuksesi johonkin käsittelytapaan, eikä Fortumilla sen jälkeen enää ole oikeusperustetta tietojen käsittelemiselle,
    • tietojasi on käsitelty laittomasti tai
    • tietojesi käsitteleminen ei ole tarpeen sovellettavien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, jotta voitaisiin määrittää, panna täytäntöön tai puolustaa oikeudellisia vaatimuksia ja/tai arkistointi-, tutkimus- tai tilastollisia tarkoituksia varten.
  • Oikeus perua suostumus. Jos olet antanut nimenomaisen suostumuksen tiettyyn käsittelyyn, voit aina perua suostumuksesi.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Kun käsittely tapahtuu Fortumin tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Ellei Fortum kykene osoittamaan perusteltuja syitä käsittelylle, Fortum lopettaa henkilötietojesi käsittelyn.
  • Oikeus vastustaa suoramarkkinointia. Olet milloin tahansa oikeutettu vastustamaan henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Silloin lopetamme henkilötietojesi käsittelyn kyseisiä tarkoituksia varten.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Olet oikeutettu rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kun tutkimme ja tarkistamme pyyntösi.
  • Oikeus kieltäytyä automaattisen päätöksen kohteeksi joutumisesta. Jos olemme tehneet sinua koskevan päätöksen kokonaan automaattisen menettelyn perusteella ja tällä päätöksellä on oikeudellisia tai sinuun muuten merkittävästi vaikuttavia seurauksia, voit vaatia, että tarkistamme päätöksen uutta ja yksilöllistä arviointia käyttäen. Tämä pätee, jos emme voi osoittaa, että automaattinen päätös on tarpeen sopimuksen tekemiseen välillämme tai sellaisen täytäntöönpanoon.
  • Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle. Sinulla on oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle tai muulle toimivaltaiselle sääntelyviranomaiselle, jos uskot, että käsittelemme henkilötietojasi vastoin voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Muutokset Fortumin tietosuojaselosteeseen

Fortum pidättää oikeuden tämän tietosuojaselosteen muutoksiin. Ilmoitamme mahdollisista muutoksista tietosuojaselosteeseen verkkosivustollamme.
Muutokset voivat olla tarpeen palvelujemme kehittymisen vuoksi tai esimerkiksi asiaankuuluvien lakien muutosten vuoksi.

Yhteystiedot

Tästä tietosuojaselosteesta voi esittää kysymyksiä, huomioita ja pyyntöjä alla olevaan sähköpostiosoitteeseen tai kirjallisesti.

Fortum Oyj
Yksityisyydensuoja
[email protected]
Keilalahdentie 2-4, CD-talo
02150 Espoo

Näin löydät omat tietosi